용량이 큰 파일을 보내야 하거나 여러 사람이 같은 문서를 함께 고쳐야 할 때 가장 편한 방법이 구글 드라이브 파일 공유입니다. 파일을 첨부해 보내는 대신 접근 권한만 열어 주면 되기 때문에 용량 제한도 없고, 나중에 권한을 거둬들일 수도 있습니다.
다만 설정을 잘못하면 링크를 아는 누구나 내 파일을 볼 수 있게 됩니다. 이 글에서는 특정 사람에게만 공유하는 방법과 링크로 공유하는 방법, 권한을 바꾸거나 공유를 중지하는 방법까지 순서대로 정리했습니다.
목차
1. 공유 전에 알아 둘 권한 3가지
공유할 때는 상대방에게 어디까지 허용할지 권한을 정해야 합니다. 권한은 세 가지이고, 필요한 만큼만 주는 것이 원칙입니다.
| 권한 | 할 수 있는 일 | 이럴 때 사용 |
|---|---|---|
| 뷰어 | 보기, 다운로드 | 자료를 전달만 할 때 |
| 댓글 작성자 | 보기, 다운로드, 댓글 작성 | 의견이나 검토를 받을 때 |
| 편집자 | 보기, 댓글, 수정, 다른 사람에게 공유 | 함께 작업할 때 |
편집자는 내용을 고칠 수 있을 뿐 아니라 기본 설정에서는 다른 사람에게 다시 공유할 수도 있습니다. 잘 모르는 상대라면 뷰어로 시작하는 것이 안전합니다.
2. 특정 사람에게만 공유하는 방법
상대방의 이메일 주소를 직접 지정하는 방식입니다. 지정한 사람만 열 수 있어서 가장 안전합니다.
- PC에서 구글 드라이브에 접속합니다.
- 공유할 파일을 선택하고 공유 아이콘을 누릅니다. 파일을 마우스 오른쪽 버튼으로 눌러 공유를 선택해도 됩니다.
- 공유할 사람의 이메일 주소를 입력합니다.
- 오른쪽의 권한 메뉴에서 뷰어, 댓글 작성자, 편집자 중 하나를 고릅니다.
- 상대방에게 보낼 메시지를 적습니다. 알림 메일을 보내고 싶지 않다면 알림 체크박스를 해제합니다.
- 보내기를 누릅니다.
3. 링크로 공유하는 방법
상대방의 이메일 주소를 모르거나 여러 사람에게 한꺼번에 전달해야 할 때는 링크를 만들어 보냅니다.
- 파일을 선택하고 공유 아이콘을 누릅니다.
- 일반 액세스 아래의 화살표를 눌러 범위를 고릅니다.
- 범위 오른쪽에서 권한(뷰어, 댓글 작성자, 편집자)을 선택합니다.
- 링크 복사를 누른 뒤 완료를 누릅니다.
- 복사한 링크를 메일이나 메신저에 붙여넣어 보냅니다.
일반 액세스에서 고를 수 있는 범위는 다음과 같습니다.
| 일반 액세스 | 누가 열 수 있나 |
|---|---|
| 제한됨 | 내가 이메일로 추가한 사람만 열 수 있습니다. 링크를 받아도 추가되지 않은 사람은 열 수 없습니다. |
| 링크가 있는 모든 사용자 | 링크만 있으면 구글 계정이 없어도 누구나 열 수 있습니다. |
⚠️ 링크 공유할 때 주의할 점
- 링크는 퍼질 수 있습니다. ‘링크가 있는 모든 사용자’로 설정하면 링크를 전달받은 다른 사람도 열 수 있습니다.
- 편집자 권한은 피하세요. 링크 공유에 편집자 권한을 주면 링크를 아는 누구나 내용을 고칠 수 있습니다.
- 내 정보가 보입니다. 링크로 공유하면 파일 소유자의 이름과 이메일 주소가 상대방에게 표시됩니다.
4. 휴대폰에서 공유하는 방법
구글 드라이브 앱에서도 같은 설정을 할 수 있습니다. 앱 버전에 따라 메뉴 이름이 조금 다를 수 있습니다.
- 구글 드라이브 앱에서 공유할 파일 옆의 더보기(점 3개)를 누릅니다.
- 공유를 누르고 상대방의 이메일 주소와 권한을 정한 뒤 보내기 버튼을 누릅니다.
- 링크로 공유하려면 더보기 메뉴에서 액세스 관리로 들어가 일반 액세스 범위를 바꾼 뒤 링크를 복사합니다.
5. 권한 변경하고 공유 중지하는 방법
공유는 언제든지 바꾸거나 끊을 수 있습니다. 작업이 끝난 파일은 공유를 정리해 두는 것이 좋습니다.
특정 사람의 권한 바꾸기와 공유 끊기
- 파일을 선택하고 공유를 누릅니다.
- ‘액세스 권한이 있는 사용자’ 목록에서 바꿀 사람을 찾습니다.
- 이름 오른쪽의 권한을 눌러 다른 권한으로 바꿉니다.
- 공유를 끊으려면 같은 메뉴에서 액세스 권한 삭제를 선택합니다.
- 저장을 누릅니다.
링크 공유 중지하기
공유 창에서 일반 액세스를 제한됨으로 바꾸면 됩니다. 이미 보낸 링크는 그대로 남아 있지만, 내가 따로 추가한 사람 외에는 더 이상 열 수 없게 됩니다.
6. 다운로드와 재공유를 막는 설정
공유 창 오른쪽 위의 설정(톱니바퀴) 아이콘을 누르면 두 가지를 추가로 제한할 수 있습니다.
🔒 설정에서 끌 수 있는 항목
- 편집자의 권한 변경과 공유: 체크를 해제하면 편집자가 다른 사람을 추가하거나 권한을 바꿀 수 없습니다.
- 뷰어와 댓글 작성자의 다운로드, 인쇄, 복사: 체크를 해제하면 보기만 가능하고 내려받거나 인쇄할 수 없습니다.
다운로드를 막아도 화면을 캡처하는 것까지 막을 수는 없으니, 정말 민감한 자료는 공유 자체를 신중하게 결정해야 합니다. 일정 기간이 지나면 자동으로 권한이 사라지는 만료일 기능은 직장이나 학교 계정에서만 제공되고 개인 계정에서는 쓸 수 없습니다.
7. 자주 묻는 질문
구글 계정이 없는 사람도 공유한 파일을 볼 수 있나요?
일반 액세스를 ‘링크가 있는 모든 사용자’로 설정하면 구글 계정이 없어도 링크로 열어 볼 수 있습니다. ‘제한됨’ 상태에서는 내가 추가한 계정으로 로그인해야만 열립니다.
한 파일을 몇 명까지 공유할 수 있나요?
파일 하나는 최대 600개의 이메일 주소와 공유할 수 있습니다. 문서, 스프레드시트, 프레젠테이션은 동시에 최대 100개의 탭이나 기기에서 열어 수정할 수 있고, 그보다 많아지면 소유자와 일부 편집자만 수정할 수 있습니다.
공유받은 파일이 내 저장 용량을 차지하나요?
차지하지 않습니다. 공유받은 파일은 원래 주인의 용량에서 계산됩니다. 용량이 부족할 때 확인할 내용은 구글 계정 저장 공간 부족 해결 방법 글에 정리해 두었습니다.
8. 마무리
구글 드라이브 파일 공유는 이메일로 특정 사람을 지정하는 방법과 링크를 만들어 보내는 방법 두 가지입니다. 중요한 파일은 ‘제한됨’ 상태에서 필요한 사람만 추가하고, 링크로 공유할 때는 뷰어 권한으로 두는 것이 안전합니다. 작업이 끝난 뒤에는 공유 창에서 권한을 삭제하거나 일반 액세스를 제한됨으로 되돌려 두세요.
